15 maja 2020| blog

Jak zatrudnić obcokrajowca?

Jeśli prowadzisz firmę, w której zatrudniasz obcokrajowców, musisz dopełnić wielu formalności. Przeczytaj, jak zatrudnić obcokrajowca legalnie.

Jak zatrudnić obcokrajowca – od czego mam zacząć?

Codziennie miliony osób przekraczają granice państw europejskich. W jakim celu? Swobodny przepływ osób daje mieszkańcom UE prawo do korzystania z uroków turystyki, nauki w zagranicznych szkołach oraz pracy w międzynarodowych firmach. Obywatele państw trzecich (spoza Unii Europejskiej oraz Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii)  po przyjeździe do obcego kraju w celu zarobkowym muszą zmierzyć się z szeregiem wymagań. Ale nie tylko oni. Osoby zatrudniające cudzoziemców mają przed sobą jeszcze większe wyzwanie. Czeka bowiem przed nimi stos dokumentów do wypełnienia. 

Jako pracodawca, zanim podpiszesz umowę z obcokrajowcem, powinieneś sprawdzić kilka rzeczy:

  • po pierwsze zweryfikuj, z jakiego kraju pochodzi obcokrajowiec. Jest to kluczowe w kwestii zalegalizowania jego pracy, bo przedstawicieli różnych krajów zatrudnia się w różny sposób;
  • upewnij się, że  cudzoziemiec na pewno ma ważny dokument uprawniający go do pobytu w Polsce;
  • ustal czy tytuł pobytowy cudzoziemca uprawnia go do podjęcia pracy w Polsce (wyjątkiem jest wiza turystyczna-nr 1, wiza wydana w celu korzystania z ochrony czasowej-nr 20 oraz wiza wydana dla celów humanitarnych-nr 23);

Pod tym linkiem znajdziesz szczegółowo ponumerowane cele wydania wiz.

  • pamiętaj, że rodzaj umowy powinien być dostosowany do charakteru pracy;

Pracodawca sprawdzający dokumenty pobytowe cudzoziemca powinien zachować należytą ostrożność. Powinien zweryfikować ważność dokumentów pobytowych przyszłego pracownika. Jeśli dojdzie do sytuacji, w której obcokrajowiec podejmie pracę bez dokumentów pobytowych, na pracodawcę mogą zostać nałożone dotkliwe sankcje. Najlepiej więc po ich sprawdzeniu, zrobić kopię i przechowywać je, aż do zakończenia pracy przez obcokrajowca. Jakie dokumenty mogą potwierdzić legalny pobyt w Polsce? Są to:

  • wiza Schengen – symbol C
  • wiza krajowa – symbol D
  • zezwolenie pobytowe, np. na pobyt czasowy bądź stały
  • karta pobytu

Pamiętajmy, że obywatele krajów takich jak USA, Australia, Albania czy Serbia mogą do 90 dni skorzystać z ruchu bezwizowego, czyli nie potrzebują żadnego dokumentu pobytowego. Więcej informacji na temat dokumentów pobytowych znajdziecie na: https://www.bip.udsc.gov.pl/informacja-w-sprawie-wzorow-dokumentow

Bez kary grzywny nie obejdzie się zaś, gdy zatrudnienie obcokrajowca odbędzie się na podstawie umowy cywilnoprawnej, w sytuacji, kiedy powinna być zawarta umowa o pracę. Jest to naruszenie przepisów prawa pracy. Nie można również zapomnieć o obowiązku, zgłoszenia zatrudnionego cudzoziemca w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy do ubezpieczenia społecznego, zdrowotnego oraz comiesięcznego terminowego odprowadzania składek do ZUS. Zatrudniający, tak jak w przypadku pracowników obywatelstwa polskiego, musi wypełniać obowiązki prawa podatkowego. Czyli nie obędzie się bez obliczania, pobierania i wpłacania zaliczek na podatek dochodowy.

Zatrudnienie obcokrajowca krok po kroku

Pracodawca, który chce przyjąć do swojej firmy nowego pracownika, jest świadomy, że musi uporać się z kilkoma kluczowymi sprawami. W przypadku cudzoziemca jest ich nieco więcej. Co pracodawca musi zrobić, aby uzyskać pozwolenie na zatrudnienie obcokrajowca? 

  1. Kluczowym elementem jest zweryfikowanie, z jakiego kraju pochodzi cudzoziemiec. Ma to szczególne znaczenie dla sposobu zalegalizowania jego pracy. Jeśli pochodzi on z Ukrainy, Białorusi, Rosji, Gruzji, Mołdawii bądź Armenii, pracodawca może skorzystać z tzw. procedury uproszczonej. Szczegółowe informacje znajdziesz w drugiej części artykułu.
  2. Pracodawca musi postarać się o uzyskanie kopii paszportu cudzoziemca oraz wizy na podstawie, której przebywa na terenie Polski.  
  3. Jeśli przełożony chce składać wnioski elektronicznie, musi posiadać podpis elektroniczny lub aktywne konto na platformie EPUAP.
  4. Kolejnym krokiem jest założenie profilu na stronie internetowej: praca.gov.pl (jeśli wniosek składany jest drogą elektroniczną)
  5. Kluczowe jest uzyskanie odpowiedniego dokumentu legalizującego pracę na terenie Polski. Oryginalny egzemplarz jest dla obcokrajowca, a kopia dla pracodawcy. 
  6. Przed powierzeniem pracy obcokrajowcowi pracodawca powinien sprawdzić, czy posiada on legalny pobyt w Polsce. Kopia tego dokumentu powinna być przechowywana przez przełożonego do zakończenia pracy cudzoziemca. Obowiązkiem pracodawcy jest również przechowywanie dokumentów potwierdzających legalny pobyt w Polsce. 
  7. Ostatnim elementem jest zawarcie umowy  z obcokrajowcem, zgodnie z warunkami określonymi w oświadczeniu lub zezwoleniu, w formie pisemnej. Umowa powinna być w języku zrozumiałym dla obcokrajowca oraz, zgodnie z prawem, zgłoszona do ZUSu.

Jakich dokumentów potrzebuje pracodawca i gdzie je złożyć?

Jeśli przedsiębiorca chce zatrudnić obcokrajowca pochodzącego np. z krajów zachodnich, ma obowiązek złożenia wniosku o wydanie zezwolenia. Zezwolenie jest niczym innym, jak uzyskaniem pozwolenia na pracę w granicach państwa polskiego. Gdzie można takie zezwolenie uzyskać? Wydawane jest ono przez wojewodę  właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego pracę. Pracodawca, chcący uzyskać zezwolenie, musi zgłosić zatrudnienie obcokrajowca do Powiatowego Urzędu Pracy. Jakie typy zezwoleń wyróżniamy?

  • zezwolenie na pobyt czasowy i pracę – wydawane na wniosek cudzoziemca, uprawnia zarówno do pracy jak i do pobytu;
  • zezwolenie na pracę- wydawane na wniosek pracodawcy;
  • zezwolenie na pracę sezonową- wydawane na rzecz pracodawcy.

Dokumenty, które musi złożyć pracodawca:

  1. W Powiatowym Urzędzie Pracy:
  • test rynku pracy- jest to wniosek do starosty o wydanie informacji na temat możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych oraz  zgłoszenie krajowej oferty pracy. Czas oczekiwania na wydanie tego dokumentu wynosi około 3 tygodnie, chyba że cudzoziemiec przepracował u nas 3 miesiące wtedy pracodawca zwolniony jest z posiadania testu rynku pracy. Dołączyć należy zaświadczenie o przepracowaniu 90 dni oraz wysokość zarobków za każdy miesiąc oddzielnie. Po otrzymaniu  trzeba wysłać test pocztą w oryginale, jeśli pracodawca składa wniosek drogą elektroniczną;
  1. W Urzędzie Wojewódzkim:
  • opłata  w wysokości 100 zł + potwierdzenie PDF;
  • skan paszportu;
  • dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań kwalifikacyjnych  i warunków, czyli na przykład dyplom ukończenia szkoły, zaświadczenie ukończenia kursu czy świadectwo od poprzedniego pracodawcy. Dokument musi być  przetłumaczony na  język polski, a jeśli  cudzoziemiec ma jego kopię, to musi być potwierdzona notarialnie;

Bardzo często organ wydający zezwolenia żąda, aby pracodawca przedstawił potwierdzenie sprawdzenia kwalifikacji. W jaki sposób można je potwierdzić, jeśli przyszły pracownik nie ma takiego dokumentu? Wystarczy napisać oświadczenie, że pracodawca zweryfikował kwalifikacje (np. podczas rozmowy kwalifikacyjnej lub testu wiedzy).

Zatrudnienie obcokrajowca nie należy do prostych zadań. Mając jednak odpowiednią wiedzę oraz wymagane dokumenty, pracodawcy nie powinni napotkać większego problemu w starciu z nim. Należy pamiętać, aby działać zgodnie z obowiązującym prawem. W przeciwnym wypadku pracodawca może ponieść ogromne koszty.

Czym jest procedura uproszczona?

Zatrudnienie obcokrajowca wiąże się z szeregiem dokumentów, które trzeba wypełnić. Pracodawca chcący zatrudnić pracowników pochodzących z Ukrainy, Białorusi, Rosji, Mołdawii, Armenii i Gruzji ma duże prostsze zadanie, ponieważ nie musi starać się o uzyskanie zezwolenia na pracę. Może skorzystać z dużo prostszej formy, jaką jest procedura uproszczona. 

Procedura uproszczona pozwala na uzyskanie pozwolenia o pracę w dużo mniej skomplikowany sposób. Ale czym tak właściwie jest procedura uproszczona? Jest to oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi, czyli zezwolenie na pracę, ale w dużo przystępniejszej do zrealizowania formie. Formalności jak i koszty są dużo mniejsze niż w przypadku starania się o zezwolenie na pracę. Dlatego właśnie cieszy się ona tak dużą popularnością nie tylko wśród pracodawców, ale i cudzoziemców podejmujących pracę w Polsce.

Ostrożności nigdy za wiele

Zanim jednak postanowisz podjąć jakiekolwiek kroki w celu zatrudnienia, zweryfikuj kilka kluczowych elementów:

  • sprawdź czy obcokrajowiec na pewno pochodzi z Ukrainy, Białorusi, Rosji, Mołdawii, Armenii lub Gruzji. Pamiętaj, że procedura uproszczona pozwala zatrudnić pracownika tylko i wyłącznie jeśli pochodzi z któregoś z wyżej wymienionych państw
  • ustal, czy cudzoziemiec na pewno ma ważny dokument uprawniający go do pobytu w Polsce;
  • upewnij się, że tytuł pobytowy cudzoziemca daje mu  prawo do podjęcia pracy w Polsce (wyjątkiem jest wiza turystyczna-nr 1, wiza wydana w celu korzystania z ochrony czasowej-nr 20 oraz wiza wydana dla celów humanitarnych-nr 23);

Szczegółowo ponumerowane cele wydania wiz znajdziecie na tej stronie.

  • pamiętaj, że rodzaj umowy powinien być dostosowany do charakteru pracy;

Jeśli pracodawca świadomie zatrudni osobę bez ważnych dokumentów pobytowych, grożą mu dotkliwe sankcje. Najlepiej podczas sprawdzania dokumentów przyszłego pracownika zrobić ich kopię i przechowywać aż do zakończenia pracy przez cudzoziemca. Co w Polsce jest potwierdzeniem legalnego przebywania w granicach państwa? Dokumentem takim może być:

  • wiza Schengen – symbol C
  • wiza krajowa – symbol D
  • zezwolenie pobytowe, np. na pobyt czasowy bądź stały
  • karta pobytu

Procedura uproszczona – krok po kroku

Oświadczenie o zamiarze powierzenia pracy cudzoziemcowi możesz złożyć, jeżeli łącznie są spełnione następujące warunki:

  • obcokrajowiec, którego chcesz zatrudnić, jest obywatelem Ukrainy, Białorusi, Rosji, Mołdawii, Armenii lub Gruzji
  • okres wykonywania pracy przez cudzoziemca nie może przekraczać 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy, niezależnie od liczby pracodawców powierzających pracę na podstawie oświadczenia,
  • prace wykonywane przez cudzoziemca nie będą pracami sezonowymi, na które trzeba uzyskać zezwolenie.

Procedura uproszczona może być zrealizowana poprzez złożenie wizyty osobiście w Powiatowym Urzędzie Pracy lub  drogą elektroniczną. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na którąś z tych form, musi złożyć następujące dokumenty: 

  • oświadczenie o powierzeniu wykonywania  pracy cudzoziemcowi (wzór stanowi załącznik do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wydawania zezwolenia na pracę cudzoziemca oraz wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń )
  • skan wszystkich stron paszportu oraz wizy, 
  • dowód uiszczenia opłaty w wysokości 30 zł za złożenie oświadczenia

Czas oczekiwania za wydaniem dokumentu wynosi zazwyczaj 7 dni roboczych. 

Zdarza się, że urzędy wręcz wymagają, aby pracodawca złożył oświadczenie w formie elektronicznej. W tym wypadku pracodawca musi posiadać podpis elektroniczny lub aktywne konto na platformie EPUAP. Procedura uproszczona w formie elektronicznej wymaga także założenia profilu na stronie internetowej praca.gov.pl. Platforma jest na tyle intuicyjna, że pracodawca nie powinien mieć większych problemów z rejestracją. Jednak jeśli chcesz mieć całkowitą pewność, że zrobiłeś to dobrze lub nie masz czasu na wypełnianie takich rzeczy, chętnie Ci w tym pomogę!

Kiedy już uzyskamy oświadczenie, pracodawca powinien przekazać cudzoziemcowi oryginał, a u siebie zostawić kopię dokumentu potwierdzoną oryginałem. Obowiązkiem pracodawcy jest również przechowywanie dokumentów potwierdzających legalny pobyt w Polsce. 

Ostatnim etapem jest jest zawarcie umowy  z obcokrajowcem, zgodnie z warunkami określonymi w oświadczeniu. Umowa powinna być w formie pisemnej, w języku zrozumiałym dla obcokrajowca oraz, zgodnie z prawem, zgłoszona do ZUSu.

Masz wątpliwości lub dodatkowe pytania?

Umów się na konsultację telefoniczną, a procedura uproszczona nie będzie miała przed Tobą żadnych tajemnic. Zajrzyj do zakładki Usługi.

Usługi