Co jest najczęstszym powodem kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy?
W życiu każdego przedsiębiorcy przychodzi taki dzień, kiedy do drzwi jego firmy zapuka inspektor z Państwowej Inspekcji Pracy. Taka wizyta nie należy jednak do przyjemnych czy oczekiwanych. Nie wygląda jak większość biznesowych spotkań, które przedsiębiorca planuje i w pewien sposób się do nich przygotowuje. Inspektor Pracy zazwyczaj nie umawia się na swoją pierwszą wizytę ani też jej nie zapowiada. Pojawia się nieoczekiwanie a jego wizyta w firmie może doprowadzić nawet do procesu sądowego! Nieoczekiwana wizyta Inspektora może dać przedsiębiorcy do domyślania się, że jest ona następstwem donosu lub skargi przez obecnego lub byłego pracownika. Nie jest możliwe sprawdzenie prawdziwego powodu wszczętej kontroli, chyba, że osoba skarżąca zgodziła się na ujawnienie faktu zgłoszenia skargi. Najczęściej jednak treść skargi jest tajna dla przedsiębiorcy. Według statystyk najczęstszym powodem skarg jest praca w godzinach nadliczbowych, za które pracownicy nie otrzymali wynagrodzenia lub brak wynagrodzenia za urlop czy też brak udzielenia urlopu.
W jaki sposób przebiega kontrola Państwowej Inspekcji Pracy?
Rozmowa powitalna z Inspektorem Pracy powinna zacząć się od okazania jego legitymacji służbowej oraz dokumentu upoważniającego go do przeprowadzenia kontroli, tzw. upoważnienia. Jest to zazwyczaj pisemne upoważnienie, które wręcza Inspektor pracownikowi przedsiębiorcy lub też samemu przedstawicielowi firmy. Zazwyczaj z upoważnieniem zostaje nam wręczone żądanie, do jakich dokumentów będzie potrzebował wglądu Inspektor podczas kolejnej wizyty, której termin już raczej ustala.
Zdarza się jednak czasem, że inspektorzy uprzedzają o zamiarze pojawienia się w firmie w celu rozpoczęcia kontroli. Najczęściej swoją wizytę zapowiadają wtedy, kiedy kontrola dotyczy zagadnień prawnych, a w szczególności prawa pracy, czasu pracy, prawidłowego naliczenia wynagrodzeń czy prawidłowości udzielania urlopów. Tematyka obszaru tych zagadnień jest tak rozległa, że pomimo uprzedzenia przez Inspektora czy zapowiedzi swojej wizyty pracodawca nie jest w stanie nadrobić dokumentacji i uzupełnić wszystkich braków formalnych. Brak zapowiedzi pierwszej wizyty Inspektora najczęściej występuje wtedy, gdy takie uprzedzenie może znacząco wpłynąć na wynik kontroli. Typowe przykłady to badanie legalności zatrudnienia czy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.
Po okazaniu pracodawcy dokumentów upoważniających do przeprowadzenia kontroli i zakresu kontroli Inspektor zgłasza pracodawcy swoją obecność w określonych dniach w zakładzie pracy oraz dokonuje wpisu do książki kontroli. Następnie w umówionych dniach przeprowadza czynności kontrolne.
Kontroli Państwowej Inspekcji Pracy podlegają nie tylko osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, ale również zleceniobiorcy, czy osoby wykonujące dzieła na rzecz podmiotu kontrolowanego. Czynnościami kontrolnymi objęte są również osoby samozatrudnione, które świadczą usługi na rzecz podmiotu, w którym prowadzone są czynności kontrolne a nawet osoby zatrudnione „na czarno” w podmiocie kontrolowanym. Czynności kontrolne prowadzone są zazwyczaj w siedzibie pracodawcy lub w miejscu prowadzenia działalności, a nawet miejscu przechowywania dokumentów w przypadku, kiedy przedsiębiorca korzysta z biura księgowego czy z outsourcingu kadr. Czynności kontrolne Inspektor może również prowadzić w siedzibie Państwowej Inspekcji Pracy, jeśli podmiot kontrolowany nie ma możliwości wyznaczenia miejsca pracy dla Inspektora, np. taka sytuacja może być w przypadku kontroli w kiosku z prasą, który nie posiada zaplecza. Inspektor podczas prowadzenia czynności kontrolnych może przesłuchiwać pracowników w charakterze świadków na okoliczność podlegającą kontroli. W przypadku, kiedy kontrolowany pracodawca udostępnia dokumentację dla Inspektora zazwyczaj przekazuje kserokopie dokumentów. W wyjątkowej sytuacji może wydać oryginały, natomiast należy pamiętać, aby zawsze odbywało się to za pokwitowaniem.
Inspektor, który wykonuje czynności kontrolne zobowiązany jest do zachowania tajemnicy informacji powziętych podczas kontroli. Zachowanie tajemnicy obowiązuje go nie tylko podczas pracy okresu zatrudnienia w Państwowej Inspekcji Pracy, ale również po ustaniu zatrudnienia.
Postępowanie kontrolne kończy się protokołem, który zostaje spisany na podstawie analizowanego materiału. Zawiera on dowody i fakty zebrane podczas postępowania kontrolnego. Jeżeli w protokole czy w załącznikach do protokołu zawarte są informację, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa można zamieścić informację o utajnieniu tych fragmentów. Nie można wnioskować o utajnienie całego protokołu, ale tylko o te fragmenty, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Jeśli nie zgadzamy się z protokołem sporządzonym, jako wynik kontroli przysługuje prawo do wniesienia zastrzeżeń do protokołu. W następstwie, kiedy Inspektor stwierdzi naruszenie przepisów Prawa może zawiadomić:
– Zakład Ubezpieczeń Społecznych – w przypadku naruszeń przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych,
– Urząd Skarbowy – w przypadku naruszeń przepisów prawa podatkowego,
– Policję – w przypadku naruszeń w zakresie przepisów o cudzoziemcach,
– Straż Graniczną – w przypadku naruszeń przepisów o cudzoziemcach,
– właściwego starostę – w przypadku naruszeń przepisów o promocji i instytucjach rynku pracy.
Inspektor może też złożyć wniosek o ukaranie przedsiębiorcy do sądu w wyniku stwierdzenia rażących uchybień.
Co można zrobić, aby pojawienie się Inspektora Pracy nie wywoływało paniki w naszej firmie?
Należałoby przeanalizować wszystkie dokumenty pracownicze ze specjalistą w tej dziedzinie. Zazwyczaj podczas takich kontroli sprawdzane jest czy pracownicy mają aktualne zaświadczenia lekarskie potwierdzające zdolność do pracy na zajmowanym stanowisku czy wszyscy zostali przeszkoleni w zakresie BHP i czy w aktach są takie zaświadczenia. Brak aktualnych badań lekarskich uprawniających do pracy na zajmowanym stanowisku czy aktualizacji szkoleń BHP to najczęstsze uchybienia przez pracodawców.
Warto zweryfikować akta osobowe, czy są prowadzone zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia dokumentacji. Czy nie brakuje nam w aktach żadnych oświadczeń i dokumentów? Kolejnym elementem, na który warto zwrócić uwagę na prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, a w przypadku umów zleceń sposób, w jaki potwierdzają nam liczbę godzin. Ma to znaczenie dla wykazania stawki godzinowej minimalnego wynagrodzenia.
Ważnym aspektem, na, który warto zwrócić uwagę jest terminowość wypłaty wynagrodzenia w szczególności przy stosunku pracy. Wypłata wynagrodzenia też jest ważnym aspektem w przypadku cudzoziemców. Od dnia wejścia w życie ustawy o pracowniczych planach kapitałowych, zakres uprawnień Inspektorów pracy poszerzył się o sprawdzanie czy takie umowy są zawierane oraz czy są dokonywane wpłaty na PPK.