14 maja 2021| blog


Mapy procesowe

Co może wnieść do naszego biznesu proces mapowania?

 

Mapowanie procesów pozwala na wizualizowanie odpowiedzialności w poszczególnych etapach wykonywania zadań w przedsiębiorstwach. Stanowi to pierwszy element w każdej strategii automatyzacji pracy. Dzięki temu zabiegowi możemy poznać procesy pracy w różnych działach. Pozwala to na wyeliminowanie wąskich gardeł, złożone zagadnienia oraz pozwala je doskonalić. Eliminuje dublowanie się zadań.  Dzięki mapowaniu możemy uzyskać lepszą widoczność operacji biznesowych co może prowadzić do zwiększenia wydajności na dużą skalę.

 

Budowanie świadomości poprzez proces mapowania

Mapa procesowa to narzędzie, dzięki któremu możemy łatwiej automatyzować procesy i usprawniać delegowanie zadań. Dzięki mapom procesowym możemy uporządkować pracę w zespołach i w całych firmach. Doceniana jest w sytuacjach nietypowych i kryzysowych. Pozwala na wyjście bez szwanku podczas interakcji z innymi. Jest swego rodzaju rysunkiem, na którym wskazany jest zakres odpowiedzialności każdej osoby zaangażowanej w dane zadanie. Pozwala na zbudowanie świadomości w jaki sposób procesy są ze sobą powiązane, kto za nie odpowiada, gdzie dany proces się zaczyna a gdzie kończy. 

 

W jakich przypadkach mapowanie sprawdza się najlepiej?

Mapowanie procesów to nic innego jak zobrazowanie w jaki sposób funkcjonuje firma niezależnie od branży w jakiej działa. Pokazuje wszystkie zadanie niezbędne do jej funkcjonowania oraz pokazuje miejsca do optymalizacji np. kosztów. Dzięki temu zabiegowi możemy łatwiej wskazać miejsca o niskiej efektywności. Pozwala na wychwycenie rozbieżności w działaniu firm wielodziałowych przy fuzjach czy przekształceniach. Szczególne znaczenie ma to przy skalowaniu firmy, mapowanie procesów pokazuje w jaki sposób firma ma działać wraz z rozwojem. Ogranicza możliwość powstania pomyłki w procesach, zapewnia powtarzalność oraz pozwala na wyrobienie dobrych nawyków. Świetnie się sprawdza przy wprowadzaniu nowych systemów informatycznych  w firmach czy usprawnianiu obecnych. 

 

Jakie korzyści zyskujemy tworząc mapy procesowe? 

– mniejsza ilość reklamacji, dzięki mapom procesowym realizacja zleceń czy zamówień będzie zrealizowana w ten sam sposób i w tym samym standardzie. 

– mniejsza rotacja pracowników, każdy z nich dokładnie będzie wiedział w jaki sposób ma wykonać swoje zadania. 

– większa efektywność, możemy poprawić lub wyeliminować nieoptymalne zadania oraz doprowadzić do tego, aby były wykonywane w pełny sposób. 

– zyskujemy pełną dokumentację, unikamy sytuacji kiedy giną dokumenty lub nie zawierają wszystkich podpisów. 

– istotne informacje trafiają do osób odpowiednich i odpowiedzialnych  za te zadania. 

– pełną świadomość w jaki sposób dany proces się odbywa. 

 

Możliwości, które daje mapowanie procesów

Mapowanie procesów daje możliwość wychwycenia rozbieżności oraz pozwala wyeliminować zbędne lub zdublowane zadania, eliminuje złe nawyki. Daje możliwość określenia dlaczego coś nie działa lub po raz kolejny jest niedotrzymany termin realizacji zadania. Mamy możliwość identyfikacji problemu, zrozumienia działania osób odpowiedzialnych za te zadania i wychwycić luki procesowe , przykładowo w postaci przekroczonych kosztów czy terminów. Mapowanie procesów zajmuje czas ale warto go poświęcić! Zyskujemy przejrzystą wizję procesów i zadań, określone granice, role czy zakresy obowiązków. Wszyscy rozumieją co i kiedy mają wykonać. Mapowanie procesów uzupełnione o procedury i instrukcje pozwalają pracować mądrzej i skuteczniej. To proste narzędzie zacieśnia pracę w zespole, pozwala pracownikom aby czuli spójną wizję rozwoju i podejścia do klienta. Pozwala optymalnie wykorzystać nasze zasoby posiadane w firmie, mieć realny wpływ na ich efektywność i funkcjonowanie. 

Do mapowania procesów warto zaangażować duży zespół, tak aby każdy uczestnik procesu lub przedstawiciel działu mógł wziąć udział w dyskusji. Ludzie w organizacjach chcą być potrzebni oraz wnosić wartość do wykonywanej pracy. Pracownicy będą się identyfikować oraz proponować rozwiązania. Uświadomi to pracownikom ich rolę i znaczenie dla całego procesu oraz mechanizm całego zespołu w realizacji zadania czy określonego celu. Nie ważne jaką firmą zarządzasz mapowanie procesów pozwoli Ci na pracowanie mądrzej i skuteczniej. Firmy, które posiadają mapy procesowe, procedury i instrukcje lepiej sobie radzą w obecnej sytuacji, kiedy zostaliśmy z dnia na dzień zmuszeni do pracy zdalnej. Łatwiej zastąpić nieobecnego pracownika, czy wdrożyć nową osobę do pracy. Unikamy sytuacji własnych notatek i wykonywania zadań wedle własnego uznania. Mapy procesowe ratują nam życie w sytuacjach, kiedy bardzo rzadko mamy do wykonania pewne zadania. Mapowanie procesów to punkt wyjścia do rozwoju i doskonalenia firmy. Najlepiej wizualizować je poprzez diagramy. 

 

Istnieją również narzędzia do tworzenia map procesowych: 

– VISIO

– DRAW.IO

– BIZAGI

 

Jeśli masz jakieś pytania to serdecznie zapraszam do kontaktu – poprzez moją stronę internetową lub profile na LI lub FB.