Co dokładnie kontroluje Zakład Ubezpieczeń Społecznych?
Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontroluje między innymi: prawidłowość zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, obliczania, potrącania i opłacania składek z ZUS’u oraz dokonywania wpłat. Zakład Ubezpieczeń Społecznych kontroluje także ustalenie prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych oraz wysokości tych świadczeń, a także prawidłowości wystawianych zaświadczeń.
ZUS przychodząc do nas na kontrolę dokonuje również oględzin składników majątku płatnika, którego kontroluje, jeżeli taki płatnik zalega z zaległościami na rzecz ZUS’u, oględzin takich dokonuje się do celów postępowania egzekucyjnego. ZUS przeprowadza kontrole planowe – 1 raz na 3 lata. Zdarzają się jednak kontrole doraźne, przeprowadzane na skutek donosów, skarg lub nadmiernej ilości korekt składanych przez płatników.
Kontrola płatników składek przeprowadzana jest po analizie ryzyka, która wykazuje, że dane przedsiębiorca może prawdopodobnie naruszać przepisy składkowe wlicza sobie ZUS takie ryzyko i przychodzi na kontrolę do płatników, u których ryzyko jest stosunkowo najwyższe. Może być również kontrola problemowa. W toku takiej kontroli zostanie zbadany jeden konkretny aspekt rozliczeń płatnika, co do którego prawidłowości ZUS powziął wątpliwości.
Aktami prawnymi, które regulują zasadę kontroli zakładu ubezpieczeń społecznych są: ustawa z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa z 6.03.2018 r. – prawo przedsiębiorców. Ustawa z 14.06.1960 r. – kodeks postępowania administracyjnego oraz rozporządzenie rady ministrów z 30.12.1998 r. – szczegółowe zasady i tryby prowadzenia kontroli.
Warunki rozpoczęcia postępowania ZUS
Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie może rozpocząć postępowania kontrolnego jeżeli w naszym przedsiębiorstwie jest prowadzone inne postępowanie kontrolne chyba, że przedsiębiorca wyrazi na to zgodę.
Zawiadomienie o planowanej kontroli doręczane jest z upoważnieniem. Upoważnienie, które nie zawiera wymaganych przepisami informacji nie stanowi podstawy do wszczęcia kontroli.
Czynności kontrolne zazwyczaj przeprowadzane są w siedzibie przedsiębiorcy. W szczególnych przypadkach, kiedy płatnik nie zapewnia właściwych warunków do przeprowadzenia kontroli, może być ona przeprowadzona w siedzibie wydziału kontroli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Inspektor ZUS bada dokumentację i porównuje ją z przysłaną dokumentacją rozliczeniową do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W pierwszej kolejności sprawdzi nam zbiorcze listy płac, indywidualne karty wynagrodzeń, karty zasiłkowe, plany kont obowiązujących w firmie oraz wydruki poszczególnych kont księgowych. Inspektor zbada prawidłowo zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, może również zażądać zawieranych umów z osobami zatrudnionymi, oraz dokumentów przechowywanych w aktach osobowych.
Inspektor może zażądać regulaminów stanowiących podstawę regulowania wynagrodzeń. Inspektor, który przeprowadza czynności kontrolne ma prawo do zabezpieczenia dowodów, w razie stwierdzenia nieprawidłowości, ma też prawo do przesłuchania płatnika i świadków – jest to rutynowy element przeprowadzanej kontroli, natomiast zasadniczo podczas każdej kontroli zakładu ubezpieczeń społecznych w toku kontroli mogą zostać również przesłuchani także świadkowie. Świadkami nie mogą być osoby niezdolne do postrzegania lub komunikowania swoich spostrzeżeń, osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy informacji jawnych na okoliczności objęte tajemnicą oraz duchowni. Zasadniczo nikt nie ma prawa odmówić zeznań w charakterze świadków. Inspektor ma prawo legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości. Wszystkie informacje, które inspektor uzyska w toku kontroli oraz w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych jest zobowiązany zachować w tajemnicy.
ZUS po wyczerpaniu limitu długości kontroli przypadającego na danego płatnika, nie może go kontrolować w kolejnym roku kalendarzowym po raz kolejny w tym samym zakresie.
Za datę kończącą kontrolę uznaje się dzień dostarczenia płatnikowi protokołu, gdy taki protokół zostaje wysłany pocztą, za datę zakończenia kontroli uznaje się datę, kiedy dany był stempel początkowy.