Czy umowa o pracę musi być podpisana osobiście w firmie? Czy wystarczy, że podpisany skan tej umowy wyślę mailem?
Można zawrzeć umowę w formie elektronicznej, w przypadku jeśli obie strony umowy posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny. O ile pracodawca najczęściej taki podpis posiada, o tyle u pracowników się to zdarza sporadycznie. Jeśli wyślemy skan umowy, to i tak później musi być dostarczony oryginał. W przypadku wysłania podpisanej umowy wyłącznie e-mailem byłaby ona co prawda zawarta, ale byłaby wadliwa. Jeśli pracownik nie posiada podpisu kwalifikowanego, rozwiązaniem jest, by pracodawca przesłał pracownikowi dwa egzemplarze umowy podpisane przez upoważnionego reprezentanta firmy. Pracownik po odręcznym podpisaniu umowy jeden egzemplarz powinien odesłać na adres siedziby pracodawcy.
Przy zatrudnianiu pracownika na odległość pracodawca musi pamiętać, że mimo zawieszenia wielu przepisów w związku z pandemią nadal obowiązkowe są wstępne badania lekarskie i wstępne szkolenie z bezpieczeństwa i higieny pracy. Większość z nich – poza instruktażem stanowiskowym – można jednak również przeprowadzić zdalnie.
W przeciwieństwie do umowy o pracę przepisy nie określają wymogów co do formy umowy zlecenia. W doktrynie przyjmuje się, że jej zawarcie może nastąpić w każdej postaci, w tym także w sposób dorozumiany. Nie wymaga się również, aby dochowana była forma równoważna formie czynności prawnej, której zlecenie dotyczy. Potwierdzają to liczne wyroki sądów, np. wyrok Sądu Najwyższego z 27 czerwca 1975 r. (III CZP 55/75).
Czy w dokumentach takich jak umowa o pracę można używać faksymile?
Faksymile, pomimo że jest odbiciem własnoręcznego podpisu, a więc pozwala określić cechy charakterystyczne tego podpisu, nie jest tożsame z własnoręcznym podpisem osoby, której podpis prezentuje (zob. Wyrok NSA z 10.11.2006 r., II FSK 1144/05, LEX nr 291823, Wyrok SN z 8.05.1997 r., II CKN 153/97, LEX nr 55391). Tak więc, w sytuacjach, w których przepisy wymagają zachowania formy pisemnej dokumentu (np. przy zawarciu umowy o pracę, wypowiedzeniu umowy), konieczne będzie złożenie własnoręcznego podpisu.
Przedmiotowe zagadnienie nie zostało uregulowane w przepisach prawa pracy. Jednakże należy podkreślić, że dla czynności związanych z zatrudnieniem pracowników największe znaczenie ma zwykła forma pisemna dla zachowania, której wystarczy złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany (art. 78 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy).
Uzyskanie podpisu pracownika w czasach pandemii
Obecnie uzyskanie podpisu pracownika jest bardzo często skomplikowane, a poproszenie go o fizyczne spotkanie może nieść za sobą nie tylko skutki prawne, ale być przede wszystkim zagrożeniem dla zdrowia wielu osób. Nie oznacza to jednak, że umowy zawierane na odległość nie będą ważne. Trzeba przy tym dopilnować odpowiednich kwestii formalnych.
Umowę o pracę można podpisać w ten sposób pod warunkiem, że nowy pracownik również posiada kwalifikowany podpis elektroniczny. Jeśli go nie ma, pozostaje tradycyjna forma pisemna. Można jednak pominąć osobiste spotkanie i przesłać pracownikowi dokumenty do podpisu kurierem z prośbą o odesłanie podpisanych. Nie ma tu takiego zagrożenia, jak przy wypowiadaniu umów, ponieważ data rozpoczęcia obowiązywania umowy o pracę powinna być zawarta w jej treści, a podpisanie dokumentów tylko potwierdza ustalenia stron. Często do podpisu trzeba też doręczyć inne niż umowa o pracę dokumenty payrollowe (kwestionariusz, dane dotyczące członków rodziny itp.).
Oczywiście sporym problemem w takim przypadku będzie konieczność posiadania podpisu kwalifikowanego, który sam w sobie nie jest tani, a ponadto wiąże się z koniecznością dopełnienia dodatkowych procedur. Siłą rzeczy zdecydowanie częściej dysponują nim pracodawcy, z punktu widzenia pracowników nie są natomiast tak potrzebne. Przepisy ujęte w kodeksie pracy w art. 29 §2 pozwalają również na potwierdzenie przez pracodawcę w formie pisemnej ustaleń dotyczących rodzaju umowy oraz jej warunków. Na dobrą sprawę wystarczy więc, że to on posiada podpis kwalifikowany i prześle pracownikowi opatrzony nim dokument np. na adres e-mail. Pracownik ze swojej strony może złożyć podpis, korzystając z niezwykle powszechnego i prostego w obsłudze profilu zaufanego.
Zasadniczo by zawrzeć umowę na odległość z nowym pracownikiem, pracodawca może skorzystać z czterech opcji, gwarantujących skuteczność tej procedury:
- Spotkanie z pracownikiem i złożenie własnoręcznego podpisu: ten krok jest jak najbardziej legalny. Warto jednak pamiętać, że każde spotkanie z innymi ludźmi zwiększa ryzyko zakażenia, wobec czego zdecydowanie lepiej skorzystać z innych dostępnych opcji.
- Przesłanie pracownikowi oryginału umowy o pracę: najprostszy sposób zawarcia umowy na odległość wykorzystuje możliwości poczty lub firm kurierskich. Wystarczy przesłać pracownikowi dwa podpisane przez pracodawcę egzemplarze umowy, poprosić o złożenie podpisu oraz odesłanie jednego z nich taką samą drogą.
- Skorzystanie z formy elektronicznej i cyfrowego podpisu kwalifikowanego: najlepszym sposobem na zawarcie umowy na odległość będzie wybranie pełnej elektronicznej ścieżki. W ten sposób wszystkie formalności uda nam się załatwić za pośrednictwem Internetu. Jednocześnie pewnym problemem może okazać się brak podpisu kwalifikowanego.
- Złożenie podpisu kwalifikowanego przez pracodawcę, a zwykłego podpisu elektronicznego przez pracownika: jednocześnie możliwa jest również inna interpretacja widniejących w kodeksie pracy zapisów. To pracodawca zobowiązany jest do przedstawienia w formie pisemnej (a więc potwierdzonej własnoręcznym podpisem lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym) szczegółowych warunków podjęcia pracy. Wystarczy więc, że w przypadku umowy na odległość prześle dokument podpisany takim podpisem cyfrowym, natomiast pracownik ze swojej strony skorzysta z profilu zaufanego.
Niedochowanie formy pisemnej nie powoduje automatycznie nieważności umowy. Należy wziąć pod uwagę, że umowa o pracę może być zawarta również przez czynności dorozumiane, o czym w swoim orzecznictwie mówił m.in. Sąd Najwyższy.