Obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń i ochrony sygnalistów
W kwietniu pojawiła się kolejna odsłona projektu ustawy dotyczącej ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Przyjęcie nowych przepisów nałoży na podmioty prawne obowiązek wdrożenia zasad zgłaszania naruszeń oraz ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi. Podmioty prawne, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 250 osób, będą miały trzy miesiące od dnia ogłoszenia ustawy na przyjęcie procedury wewnętrznej dotyczącej ochrony sygnalistów. Podmioty, dla których pracę wykonuje co najmniej 50 osób, będą musiały przystosować się do nowych przepisów do 17.12.2023 r.
Projektowane przepisy roztaczają ochronę nad szeroką grupą osób świadczących pracę na rzecz pracodawcy. Na ochronę będą mogli liczyć także byli pracownicy, jak też osoby zamierzające podjąć pracę na rzecz pracodawcy. Co więcej, przepisy dotyczą także osób świadczących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych.
Przyjęcie przez pracodawcę procedury wewnętrznej powinno zostać poprzedzone konsultacjami z zakładową organizacją związkową albo przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego. Przepisy dość szczegółowo wskazują, co powinna zawierać procedura wewnętrzna. Pewnym novum, jakie pojawia się w odniesieniu do zakresu procedury wewnętrznej, jest wskazanie, że powinna ona określać także system zachęt do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych. Na czym miałyby one polegać, projektowane przepisy nie wyjaśniają.
Ustalając wewnętrzną procedurę, przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze także to, czy będą przyjmować zgłoszenia anonimowe. I choć przyjmowanie zgłoszeń anonimowych nie będzie obowiązkiem pracodawcy, a takie zgłoszenie będzie mogło pozostać bez rozpoznania, to trzeba podkreślić, że brak anonimowości może skutecznie zniechęcać sygnalistów do dokonywania zgłoszeń.
O czym powinniśmy pamiętać w momencie wdrażania nowej procedury?
Wdrażając procedurę wewnętrzną, trzeba pamiętać o zorganizowaniu przez przedsiębiorcę procesu przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń, który będzie gwarantował poufność tożsamości sygnalisty. Jeśli dodatkowo spojrzymy na ten obowiązek z perspektywy przepisów o ochronie danych osobowych, kwestia przetwarzania i bezpieczeństwa danych osobowych wynikających z dokonanego zgłoszenia powinna być potraktowana przez pracodawców bardzo poważnie.
Obecny projekt, jak też poprzednia jego wersja, nie przewiduje sankcji o charakterze administracyjnym z tytułu naruszenia przepisów ustawy. Zamiast tego znajdziemy w projekcie wiele przepisów karnych, jakie mogą być zastosowane w przypadku niedopełnienia obowiązków lub podejmowania działań odwetowych wobec sygnalisty.
Nowy projekt ustawy
Na stronach Rządowego Centrum Legislacji 7 lipca 2022 r. opublikowano nowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, regulującej ochronę sygnalistów, która ma na celu wdrożenie dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, zwanej dalej „dyrektywą 2019/1937”.
Większość zmian w najnowszej wersji ustawy w stosunku do poprzedniej ma charakter porządkowy i redakcyjny.
Najistotniejszą zmianą jest wydłużenie o 1 miesiąc terminu na wdrożenie rozwiązań ustawy. W poprzednim projekcie przewidywano 1 miesiąc od daty wejścia w życie ustawy na zastosowanie przez pracodawców i inne podmioty zobowiązane rozwiązań chroniących sygnalistów. W obecnej propozycji przewidziano na to 2 miesiące.
Zmianie uległy też, w stosunku do poprzedniego projektu terminy przechowywania danych osobowych przetwarzanych w związku ze zgłoszeniem naruszenia. W przypadku podmiotów prawnych na 15 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działanie następcze lub inne postępowanie. Natomiast dane przechowywane przez Rzecznika Praw Obywatelskich będą archiwizowane 12 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie do właściwego organu publicznego. Natomiast znajdujące się w zgłoszeniu dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania sprawy, będą usuwane w terminie 14 dni od ustalenia, że nie są ona znaczące w danej sprawie.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące powyższego artykułu lub ogólno pojętego prawa pracy to serdecznie zapraszam do kontaktu poprzez moją stronę internetową lub moje konta na kanałach social media.