11 stycznia 2021| blog, Zarządzanie


Jak wybrać oprogramowanie kadrowo-płacowe w swojej firmie?

Jakie firmy mogą korzystać z programów kadrowo-płacowych?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który prowadzi swój biznes to wcześniej czy później staniesz przed koniecznością podjęcia decyzji wyboru oprogramowania kadrowo-płacowego do swojej firmy.

Z programów kadrowo-płacowych mogą korzystać zarówno małe, jak i duże firmy. 

Kiedy pojawia się konieczność posiadania oprogramowania kadrowo-płacowego, stajemy przed wyborem odpowiedniego produktu. Krokiem, który powinniśmy podjąć, jest analiza, która pozwoli uzyskać nam odpowiedź na pytanie, do czego konkretnie ten program ma nam służyć.

Co powinien zawierać dobry program kadrowo-płacowy? 

  • Dobry program kadrowo-płacowy powinien wspierać działy kadrowe i płacowe w sprawnym funkcjonowaniu, powinien trzymać pieczę nad pracownikami od samego momentu rekrutacji, aż do końca  ich zatrudnienia. Dobry program powinien mieć możliwość migracji danych do programu. Bardzo ważnym elementem oprogramowania jest integracja z dodatkowymi narzędziami w firmie – warto sprawdzić czy możliwy jest import i eksport z programu.
  • Ważnym elementem oprogramowania jest raportowanie na podstawie wprowadzonych do systemu danych. Warto też zwrócić uwagę, czy możliwe jest tworzenie własnych raportów oraz zestawień.
  • Kolejnym bardzo ważnym elementem jest dostępność wersji oprogramowania – warto dowiedzieć się, czy w późniejszym czasie będzie możliwe dodanie kolejnego loginu lub stanowiska do oprogramowania, czy możliwe będzie nadanie uprawnień pracownikom lub użytkownikom w systemie.
  • Warto też sprawdzić, czy, jeśli nasza firma będzie się rozwijać, oprogramowanie będzie miało możliwość zdalnego dostępu. Każdy program powinien mieć możliwość kopii bezpieczeństwa a dane, które przetwarzamy w systemie, powinny być zabezpieczone.
  • Im dłuższy jest okres wersji testowej, tym lepiej. Warto skorzystać jak najwięcej z okresu testów. Warto poprosić, aby pracownik, który ma docelowo pracować na programie, przeprowadził jak najwięcej testów na oprogramowaniu.
  • Bardzo istotne jest, aby system pilnował nam wszystkich ważnych terminów naliczania płac w firmie.
  • Ważnym aspektem jest, aby program umożliwiał nam prowadzenie akt w formie elektronicznej. Pracodawca obecnie ma możliwość wyboru w jakiej formie chce prowadzić akta.
  • Istotne jest również naliczanie czasu pracy w systemie.
  • Warto też sprawdzić, czy program, który chcemy wybrać posiada możliwość wysyłania e-deklaracji prosto z programu.
  • W programie powinna też być możliwość komunikacji z urzędami.
  • Warto też sprawdzić w jaki sposób dokonywane są aktualizacje systemu. 

Na jakie elementy dodatkowe warto zwrócić uwagę?

Warto dopytać, jak wygląda serwis czy infolinia. Podczas testowania oprogramowania kadrowo-płacowego warto zaangażować większą ilość osób, aby dokładnie sprawdzić jego użyteczność. Ważne jest, aby czas przetwarzania danych był krótki. Zachęcam do zaangażowania w wybór oprogramowania kadrowo-płacowego osoby, które będą na nim docelowo pracowały. Ostrzegam przed kierowaniem się ceną, wizualną częścią prezentacji czy uprzejmym konsultantem. Wybór oprogramowania powinny poprzedzać bardzo szczegółowe analizy.

Potrzebujesz pomocy w wyborze oprogramowania uszytego na miarę potrzeb Twojej firmy? Umów się na konsultację, porozmawiajmy i wspólnie rozwiążemy Twój problem!