25 lipca 2021| blog, prawo, Zarządzanie


Procedury, instrukcje i listy kontrolne

Ustalenie zasad to klucz do sukcesu

Firmy małe i duże mimo wielu różnic między sobą posiadają też cechy wspólne, między innymi jedną z takich cech są jasno ustalone zasady. Zasady postępowania są lub przynajmniej powinny być znane każdemu pracownikowi danej firmy. Co jednak zrobić jeśli zwykłe zasady przybierają zbyt luźną formę i pracownicy nie do końca się do nich stosują?

Procedury, instrukcje i listy kontrolne na ratunek!

Procedura to nic innego, jak opis ustalonego procesu. W procedurze wskazuje się osoby odpowiedzialne za wykonanie zadań, określa się role osób oraz określa się uprawnienia i zakres odpowiedzialności. Procedura to narzędzie, dzięki któremu firmy mogą realizować swoje założone cele. 

Procedurę można określić jako sposób postępowania w danej sytuacji, można ją porównać do swego rodzaju przepisu. Procedura określa:

– co? (trzeba zrobić)

– kto? (ewentualnie kiedy ma to zrobić)

– jak? (to ma być zrobione)

Procedura zwykle opisuje działania, które dotyczą różnych stanowisk i szczebli w organizacji. Opisuje każdą czynność krok po kroku tak, aby nawet niedoświadczona osoba mogła wykonać zadanie. 

Jaka jest różnica pomiędzy procedurą a instrukcją? 

Instrukcja to rodzaj procedury. Różni się od niej szczegółowością. Jest po prostu bardziej dokładna i zawiera zazwyczaj parametry kontrolne. Przedstawia dokładne wytyczne, np. dokładnie co po kolei trzeba nacisnąć na klawiaturze wypełniając dany formularz, czy wykonując dane zadanie w systemie kadrowo-płacowym. 

Procedura może opisywać działania w obrębie różnych stanowisk i szczebli a instrukcja w obrębie jednego stanowiska. Procedura powinna być napisana jak najprościej i zrozumiale. Jeśli nie będzie ona przystępnie napisana i zrozumiała stanie się dokumentem, który leży w szufladzie. Powinna być aktualizowana na bieżąco. Nie można dopuścić do sytuacji, że procedura jest nieaktualna będzie wtedy makulatura. Najlepsza procedura to taka, którą piszą osoby zaangażowane bezpośrednio w dane zadanie. 

Jakie mamy korzyści z posiadania procedur w firmie?

Firmy, które posiadają procedury mogą zwiększyć swoją produktywność. Zadania powtarzalne mogą zostać wykonane w jednakowym standardzie. Ogranicza pole manewru oraz pozwala wyeliminować ryzyko powstania błędów ludzkich. Posiadanie procedur skraca czas wdrożenia nowego pracownika, usprawnia delegowanie zadań, pozwala na bezproblemowe zastępstwa podczas urlopów czy nieplanowanych nieobecności naszych pracowników. 

Nawet jeśli jesteśmy ekspertem w jakimś temacie to należy pamiętać, że pamięć ludzka jest ulotna i zawodna. Pomimo, że dane czynności wykonujemy po raz tysięczny to możemy zapomnieć o istotnym szczególe, który może być bardzo ważny. Dzięki procedurom zachowujemy cenną wiedzę wewnątrz organizacji. Unikamy sytuacji, że pracownik odchodzi z firmy z cenną wiedzą, bądź z dnia na dzień idzie na długie zwolnienie lekarskie a w firmie następuje paraliż, bo tylko on tym się zajmował. Nikt inny nie wie jak to zrobić. Dzięki posiadaniu procedur pracownicy stają się szybciej samodzielni, prowadzi to do oszczędności czasu innych osób i zadawania zbędnych pytań. 

Procedury pomagają zaplanować proces rekrutacji. Możemy ustalić dokładnie co dana osoba wykonuje. Możemy ustalić: 

– kompetencje na danym stanowisku

– dodatkowe przydatne kompetencje 

– codzienne obowiązki zatrudnionej osoby 

– sporadyczne obowiązki zatrudnionej osoby 

– oczekiwania co do stanowiska

 

Ustalając powyższe zasady unikamy sytuacji wpadnięcia w pułapkę podczas rozmowy rekrutacyjnej. Przykładowo osoba dobrze wypadła na rozmowie, zrobiła dobre wrażenie a może się okazać, że to wszystko ma się nijak do kompetencji danego kandydata na stanowisko, na które prowadzona jest rekrutacja. 

Procedury zapewniają bezpieczeństwo a szczególnie w firmach:

– spożywczych 

– budowlanych 

– logistycznych 

– przy produkcji

– transportowych

 

Procedura ratuje nie tylko pracownika przed ewentualnymi urazami, ale pozwala uniknąć też problemów prawnych. Łatwiej jest o skalowanie biznesu czy otworzenie kolejnych oddziałów. Najlepszym przykładem jest obecna sytuacja COVID 19, kiedy większość firm pracuje zdalnie. Firmy, które mają procedury są bardziej wartościowe oraz mają większą szansę na sprzedaż firmy. Uzupełnieniem procedury może być lista kontrolna. 

Listy kontrolne zawierają określone punkty, które trzeba sprawdzać, zanim przejdzie się do następnego zadania. Listy kontrolne mogą nam służyć do realizacji naszych  codziennych zadań.

Listy kontrolne są dla wszystkich pracowników. Lista kontrolna może być również w formie zdjęcia. Jest dobrym narzędziem jako forma kontroli. Dobrze, aby lista kontrolna nie była zbyt długa. Lista kontrolna może być do procedury lub danego kroku w procedurze. 

Jak się zabrać za tworzenie procedur? 

Procedura powinna być tak napisana, aby ten kto robi to zadanie mógł je wykonać pomimo tego nigdy nie wykonywał. Procedura najczęściej składa się z następujących elementów: 

– wprowadzenia 

– informacji, co jest ważne, co będzie potrzebne 

– krótki spis treści

– opis zadań krok po kroku 

– odnośnik do miejsca, gdzie procedury się znajdują

 

Procedury mogą być zapisane krok po kroku lub można nagrać krótki filmik. Można je zrobić przy okazji na przykład wdrażania nowego pracownika. 

Posiadanie procedur nie oznacza, że mamy działać jak roboty. Mają one za zadanie usprawniać i przyspieszać pracę. Nie za każdy razem uda nam się zrobić procedurę idealną. Jednak może ona uratować naszą sytuację i pozwala nam być profesjonalnym. Procedury są po to, aby firma działała lepiej a klienci chcieli do nas wracać. 

W czym procedury pomagają ? 

Procedury budują kulturę firmy, ułatwiają przekazywanie czy delegowanie zadań. Klienci są dobrze obsłużeni i zaopiekowani. Pomagają nam przed uniknięciem wpadek i uporządkowywują nasze zadania. Dzięki procedurom zachowujemy standard obsługi naszego klienta. 

Tworząc procedury nie zapominajmy o tym aby się nie pojawiła „klątwa wiedzy”. Pomijanie pewnych elementów, które są oczywiste dla osoby tworzącej procedurę lub na co dzień wykonującej to zadanie. Najlepszym rozwiązaniem jest, aby ktoś, kto nie robi tego wykonał je według procedury. Jeśli się gdzieś potknie to jest dla nas informacja, że procedurę trzeba poprawić. Idealnie będzie, jeśli zadanie wykona do końca. 

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące powyższego artykułu lub ogólnopojętego prawa pracy to serdecznie zapraszam do kontaktu poprzez moją stronę internetową lub moje konta na kanałach social media.