Dla wielu menadżerów, kierowników i przełożonych zarządzanie zespołem może się wydawać zadaniem bardzo łatwym. W końcu wystarczy wyznaczyć zadania i podzielić je wśród ludzi, żeby każdy dostał coś do zrobienia. I tutaj wkraczamy w sferę SKUTECZNEGO zarządzania zespołem. W sferę wsłuchiwania się w potrzeby zespołu, w strefę dzielenia obowiązków według predyspozycji. Na końcu tego artykułu podam dwa gotowe rozwiązania – testy, za pomocą których sprawdzisz, w kim drzemie jaki ukryty talent.

Zarządzanie zespołem, czyli motywowanie go

Jest to kwestia wielokrotnie powtarzana, ale niezwykle istotna. Uświadomienie sobie, jak duża rola tkwi w skutecznym motywowaniu podwładnych, jest kluczem do sukcesu. Dobre zarządzanie zespołem to ustalanie wspólnych celów. To sprawienie, że cel firmy staje się celem pracownika. Kiedy ten go zrozumie i się z nim zidentyfikuje, z większą chęcią i zaangażowaniem wykona powierzone mu zadania.

W dzisiejszych czasach w pracy liczy się atmosfera, wzajemny szacunek i poczucie sensu wykonywanych zadań. To ono, według badań, decyduje o zaangażowaniu pracowników w pracę. Dobry lider rozumie, co motywuje zespół i każdego z członków. Cały artykuł poświęcony technikom motywowania pracowników znajdziesz tutaj:

Motywowanie pracowników, czyli wyzwanie XXI wieku

Dopasuj pracownika do zadana

Obowiązki powinny być dopasowane w taki sposób, aby pracownik posiadał umiejętności do ich wykonania. Powinny też dostarczać mu nowych wrażeń, aby nie doszło do wywołania efektu nudy lub wypalenia. Nie każdy pracownik jest gwiazdą, nie każdy musi umieć oraz lubić wszystko i im szybciej to zrozumiesz – tym skuteczniejsze stanie się Twoje zarządzanie zespołem.

Zadania powinny być także przydzielane w taki sposób, aby dawały możliwość rozwoju. Według badań większość młodych pracowników odczuwa potrzebę doskonalenia, rozwoju i nauki nowych rzeczy. Pamiętaj, że rozwój pracownika, to tak naprawdę rozwój całej firmy.

Poznaj pracownika, a sprawisz, że da z siebie 120% potencjału. 

Przykład: Pani Kasia może mieć świetne umiejętności i wiedzę w danym zakresie, ale niekoniecznie umie pracować w zespole. Nie potrafi dzielić się zadaniami, delegować ich.  Doskonale natomiast sprawdza się na samodzielnym stanowisku. Dowiedz się tego, daj jej osobne biurko i indywidualne zadania, a będzie, po pierwsze, wdzięczna i po drugie – bardziej produktywna.

Zarządzanie zespołem, czyli słuchanie go

Aby skutecznie zarządzać jakimś zespołem, musisz go najpierw dokładnie poznać. Dowiedz się, co lubią robić, co ich motywuje, a co demotywuje, jaki mają system wartości. Kiedy to odkryjesz, lepiej rozdzielisz zadania i skuteczniej zmotywujesz podwładnych do ich wykonania. Wykorzystasz potencjał każdego z nich i wtedy końcowy efekt będzie lepszy, niż gdyby podział był losowy.

Jak dowiedzieć się, co kogo motywuje i w czym się kto dobrze czuje? Poprzez rozmowę. Dobrym rozwiązaniem będą tu cotygodniowe indywidualne spotkania z każdym z pracowników. Jeśli jest to niemożliwe, postaraj się rozmawiać chociaż z ich przedstawicielami, kierownikami zmian, aby lepiej poczuć sytuację w miejscu pracy. Rozmowa z szefem zmotywuje go, a Ty dowiesz się, co mógłbyś poprawić. Poza tym taka rozmowa to idealny moment na poznanie pomysłów pracowników.

Dobry lider buduje zespół oparty na szczerości i relacjach. Nie tylko wprowadza pracownika w zakres obowiązków, ale też w całą kulturę organizacyjną i środowisko pracowników. Bardzo istotne jest dawanie feedbacku, chwalenie i otwarta komunikacja.

Kiedy chwalić, a kiedy krytykować?

Pochwały i krytyka są konstruktywnymi i niezwykle skutecznymi systemami mobilizacyjnymi dla zespołu. Na jednego lepiej zadziała przysłowiowa marchewka, a na drugiego kij. Ważne jest pamiętanie o głównej zasadzie:

Chwal publicznie, krytykuj w cztery oczy!

Warto aby menadżer umiał sprawić, że krytykowanie stanie się bezpieczne, a zarazem naturalne w komunikacji z podwładnymi. Konstruktywna krytyka pomaga w lepszym wykonywaniu zadań przez zespół. Warto w tym celu wprowadzić np. cotygodniowe sesje, które pomogą w rozwiązywaniu problemów i naprawianiu błędów. Informacja zwrotna powinna być podstawą w komunikacji z zespołem, a sama komunikacja oparta o dyskusje, w których ustalenia są wspólne, problemy rozwiązywane np. poprzez „burze mózgów”. Menadżer ma pomysły tylko uporządkować. Pomocnym narzędziem w tym celu będzie zastosowanie tablicy kanban – zapisywane na niej mogą być pomysły, konkretne zadania oraz etapy ich realizacji.

Warto zachęcać wszystkich członków zespołu do wzajemnego słuchania, debatowania i decydowania o sposobie, w jaki ma zostać wynik osiągnięty. Zespół ma być jednym umysłem przy wyciąganiu wniosków.

Słuchaj ludzi, bo gdy będziesz nimi tylko rządził – znienawidzą Cię.

Jak zbadać możliwości pracowników zarządzając zespołem – narzędzia

Na koniec dwa obiecane narzędzia do jeszcze skuteczniejszego zarządzania zespołem. 

1. Wspaniałym narzędziem do zbadania indywidualnych potrzeb każdego z pracowników jest badanie Harrisona. Pokazuje ono szczegółowo motywy życiowe, silne i słabe strony, a także preferencje dotyczące zadań, środowiska pracy oraz zainteresowań. Pozwala też na zbadanie wpływu stresu na wykonywaną pracę.
2. Drugie narzędzie to test Gallupa. Po jego wykonaniu przez każdego z pracowników, otrzymuje się raport z wyszczególnieniem 34 talentów. Można je potem wykorzystać w procesie przydzielania zadań, przy indywidualnym podejściu do każdego z członków zespołu. Daje możliwość spojrzenia na zespół jak na całość i pracowanie z nim w obszarze silnych stron. Więcej o tym teście i o mapie talentów możesz przeczytać na tym blogu:

https://dominikjuszczyk.pl/2016/08/mapa-talentow-w-zespole/

Zarządzanie zespołem nie jest łatwe – wymaga dużego doświadczenia i ciągłego doskonalenia się.

A doskonalić się możesz np. przy pomocy podcastów. Jestem autorką podcastu Przyjazny HR – Małgorzata Parzych, w którym poruszam zagadnienia związane zarówno z miękkim HR-em (motywowanie, rekrutacja itd.), jak i twardym (prawo, przepisy, obowiązki). Zajrzyj tutaj i przekonaj się, co wyciągniesz dla siebie.